ФОРМУЛА ТРУДА
+7 (495) 215-12-91
Операционная эффективность и нормирование

Главная Услуги Отрасли Методики Блог Компания

ФОРМУЛА ТРУДА > МЕТОДИКИ > ЧИСЛЕННОСТЬ > РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ СПЕЦИАЛИСТОВ

Расчет численности персонала

С помощью данного калькулятора вы можете расчитать целевую численность административного персонала - менеджеров и специалистов. Калькулятор позволяет объективно оценить потребности компании в персонале, спланировать оптимальную численность и расходы на персонал, повысить производительность труда.

Порядок необходимых для расчета численности операций приводится в инструкциях ниже: вы найдете примеры расчёта численности персонала, комментарии об использованных методах и формулах расчёта численности работников организации. Для демонстрации работы калькулятора мы заполнили его данными об отделе продаж условной компании, занимающейся производством строительных материалов. Вы можете заменить эти данные на информацию для собственных расчетов в оранжевых ячейках калькулятора.

Выполнение расчета численности персонала

Для расчета целевой численности персонала онлайн достаточно указать фонд рабочего времени на планируемый месяц, фактическую численность и значения драйверов численности в разделе 1 "Ввод данных для расчета". Драйвера численности – это несколько основных факторов, от которых зависит трудоёмкость работы. В нашем примере таких факторов два – количество клиентов и количество заказов в месяц. Методика определения драйверов численности будет изложена ниже.

Результаты расчета численности персонала

После ввода информации в первом разделе, вы получаете расчет целевой численности персонала в разделе 2 "Результаты расчета". Данный раздел предназначен для пользователей калькулятора - HR-менеджеров и линейных руководителей, в задачи которых входит расчёт численности персонала. Для удобства использования, калькулятор может быть внедрен на страницу внутреннего корпоративного портала вашей компании.

Какую информацию можно получить по результатам расчета численности персонала:

  • Целевая численность - для планирования персонала и фонда оплаты труда.

  • Разница с фактической численностью - для планирования мероприятий по подбору, переводу или высвобождению персонала.

  • Фактическая загрузка - для анализа загруженности работников и поиска возможностей ее повышения путем перераспределения функций или расширения зон ответственности.

  • Целевая загрузка - для анализа загруженности работников при целевой численности (нормой считается загрузка от 85% до 115%).

Изменение исходных параметров расчета численности

Следующие разделы калькулятора предназначены для специалистов по управлению персоналом. В них вы сможете задавать установленные нормы и коэффициенты, полученные в результате анализа деятельности подразделения.

Трудоемкость по должностям

В третьем разделе калькулятора "Трудоемкость по должностям" необходимо перечислить типовые должности подразделения (типовые - имеющие одинаковый функционал). Для каждой типовой должности требуется указать долю перерывов (не включая время обеда, так как оно не учитывается в норме рабочего времени) и долю ненормируемых операций. Эти параметры определяются по результатам фотографий рабочего времени. Пример разнесения операций на категории нормируемых, ненормируемых и перерывов:

расчет численности персонала

Большая доля ненормируемых операций в отдельных случаях может говорить о низкой эффективности организации работы. Такая работа бывает похожа на постоянное "тушение пожаров" в неразберихе разноплановых задач. Лучшие западные практики для менеджеров - не более 30% ненормируемых операций.

В разделе 3 "Трудоемкость по должностям" также производится округление расчетной численности до целых значений (базово мы не предполагаем ввода неполных ставок). Округление производится по следующему правилу: численность округляется вверх, если после округления загрузка каждой штатной единицы не превысит 115%. То есть целевая численность менее 1,15 штатной единицы округляется до 1, а более 1,15 округляется до 2. Целевая численность менее 2,3 штатной единицы округляется до 2, а более 2,3 – до 3. И так далее. Исходя из этого принципа, любая целевая численность выше семи штатных единиц округляется в меньшую сторону.

Формула расчета численности персонала

Расчёт численности персонала в настоящем калькуляторе осуществляется по следующей формуле:

формула расчета численности персонала

Данная общая формула может быть дополнена коэффициентом личной эффективности (оценивает индивидуальную скорость работы менеджера), долей неустранимых потерь (например, не зависящие от менеджера перерывы.) и другими важными параметрами для учета специфики подразделения.

Трудоемкость по бизнес-процессам

В разделе 4 "Трудоемкость по бизнес-процессам" разработчик калькулятора указывает бизнес-процессы подразделения, их исполнителей и трудоемкость. Важно, чтобы для каждого процесса был определен только один исполнитель (если получилось не так, процесс надо дробить). Трудоёмкость процесса определяется нормировщиком по результатам хронометражей входящих в процесс операций. В рассматриваемом нами примере карта бизнес-процессов подразделения выглядит следующим образом:

методы расчета численности работников пример

После определения бизнес-процессов и оценки их стандартной длительности остаётся сделать последний шаг в расчёте численности персонала – связать каждый бизнес-процесс с драйвером численности для определения объёма работ.

Факторы трудоемкости

Для заполнения пятого раздела калькулятора "Факторы трудоемкости" требуется определить драйвера численности. В нашем примере это количество клиентов и количество заказов. Драйверов не должно быть много, в идеале - не больше трех. Драйвера выступают первичными факторами для большинства вторичных факторов, определяющих объем работ. Например, количество новых клиентов (прирост клиентской базы) обычно коррелирует с общим количеством клиентов. Также от общего количества клиентов может статистически зависеть количество клиентов, имеющих право на скидку. Установить зависимость вторичных факторов от тех или иных драйверов можно с помощью анализа статистических данных компании.

Иногда установить драйвер для некоторых бизнес-процессов статистически не удается. В таком случае мы можем использовать константу - фиксированный объем работ, не меняющийся в течение длительного времени. В нашем случае константой установлено количество рассылок прайс-листа, так как в нашей вымышленной компании он рассылается ежедневно по рабочим дням.

Порядок заполнения пятого раздела калькулятора: 1) Определить вторичные факторы, определяющие объем работ по каждому процессу, и заполнить второй столбец; 2) Выявить драйвера численности и занести их в первый раздел калькулятора; 3) Вернуться в пятый раздел и выбрать нужные драйвера из списка, 4) Указать константы для бизнес-процессов без драйверов.

После ввода своих данных вы можете вернуться к первому разделу калькулятора и посмотреть получившийся расчёт численности персонала. Если вам требуется доработать калькулятор, скачайте Excel-файл на своей компьютер и вносите в него необходимые изменения.

Формула труда

ООО "Формула труда" оказывает профессиональные услуги по нормированию труда, планированию оптимальной численности персонала и разработке систем материального вознаграждения. Заказать наши услуги можно как в Москве, так и в других регионах России.